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titleIn der Beitragsautomatik bekomme ich die Meldung "Es existieren Beiträge älter als 2 Jahre". Was bedeutet das und was muss ich tun ?


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Beim Erstellen einer Beitragsvorschau wird direkt diese Meldung angezeigt, neue Beitragsforderungen kann man nicht sehen und buchen.

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titleWas genau bedeutet dies ?

Diese Meldung hat keinen Bezug zu bereits gebuchten Forderungen die noch nicht bezahlt wurden. In der Beitragsautomatik geht es ausschließlich um neue Forderungen, die zu erzeugen sind.

Diese Meldung soll verhindern, dass Forderungen für Mitglieder gebucht werden, die länger als 2 Jahre zurückliegen. Ausgehend vom Jahr 2021 würde dies bedeuten, dass neue Forderungen für z.B. für das Jahr 2018 erzeugt werden würden.

Es gibt 2 Hauptursachen für diese Meldung:

  1. In der Beitragsautomatik wurde immer nur eine bestimmte Zahlungsart gebucht, z.B. Lastschrift. Wenn man dann eine andere Zahlungsart oder Alle auswählt, erscheint in der Regel diese Meldung. Denn die Beiträge der anderen Zahlungsarten wurden schon lange nicht mehr oder sogar noch nie gebucht.
  2. Einem "alten" Mitglied wurde ein neuer Beitrag zugeordnet. Da hier systemseitig für den Beitragsstart das Datum des Abteilungseintritts vorgeschlagen wird, kann es sein dass der Beitragsstart weit in der Vergangenheit liegt. 


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titleWas muss ich tun damit ich meine Beiträge buchen kann ?

Diese Meldung erzeugt eine Systemliste, die man sich unbedingt anschauen sollte. Meist wird diese Meldung nur durch ein oder wenige Mitglieder ausgelöst. Die Liste kann durch einen Klick auf "Beitragslauf - Beitrag älter als 2 Jahre" geöffnet werden. 

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Systemlisten findet man jederzeit unter Information > Mitglieder > Mitgliederlisten > Systemlisten

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titleBeispiel A : Neu zugeordneter Beitrag bei einem Bestandsmitglied mit Beitragsstart weit in der Vergangenheit

Im Beispiel ist das Mitglied am 01.01.2019 eingetreten und bezahlte zunächst den Quartalsbeitrag Tennis. Ab dem 01.01.2021 soll das Mitglied nun , zusätzlich oder anstatt, den Halbjahresbeitrag für Vollmitglieder zahlen.

Bei der Zuordnung des neuen Beitrags hat der Benutzer den Beitrag ausgewählt und gespeichert, ohne auf das Datum des Beitragsstarts zu achten.

Würde die Beitragsautomatik hier nicht entsprechend prüfen und reagieren, würden für dieses Mitglied rückwirkend Beiträge ab dem 01.01.2019 berechnet werden.

Um die Beiträge nun buchen zu können, bearbeitet man den Beitrag Vollmitglied und setzt den Beitragsstart auf den 01.01.2021.

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titleBeispiel B: Beitrag wurde schon einmal gebucht, dies liegt aber längere Zeit zurück

Im gezeigten Beispiel hat das Mitglied 2 Beiträge, nur einer davon löst diese Meldung aus.

Der markierte Beitrag wurde zwar schon einmal gebucht, jedoch nur bis Juni 2019. In diesem Beispiel war das Datum der Beitragsvorschau der 27.08.2021. Der letzte Buchungszeitpunkt für diesen Beitrag liegt also länger als 2 Jahre zurück.

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Der Beitrag soll voll für das Jahr 2021 berechnet werden.

Es gibt 2 Wege bei der Bearbeitung des Beitrags:

  1. Man setzt das Datum des Beitragsstarts auf den 01.01.2021 und entfernt das Gebucht bis-Datum
  2. Man setzt das Gebucht bis-Datum auf den 31.12.2020.

Sobald man die angezeigten Mitglieder aus der Systemliste bearbeitet hat, kann man eine neue Beitragsvorschau durchführen. Für den Fall dass man Mitglieder übersehen hat, wird eine neue Systemliste angelegt.






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titleBeim Einzug meiner Mitgliedsbeiträge habe ich einige Rückläufer, die ich nun erneut einziehen möchte. Muss ich hier eine neue Beitragsautomatik durchführen ?

Grundsätzlich muss eine bereits erstellte Forderung nicht nochmals erzeugt werden.

Zieht man die Mitgliedsbeiträge per Lastschrift ein und es kommt zu Rückläufern, wird bei den betroffenen Mitgliedern der Zahlungseingang storniert.

Das setzt die von uns empfohlene Vorgehensweise voraus: Verbuchen des Zahlungseingangs direkt nach dem Erstellen bzw. Einreichen der Datei.

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titleKurze Erläuterung zum Verbuchen des Zahlungseingangs
  1. Erstellen der SEPA-Datei
  2. Herunterladen und Einreichen bei der Bank
  3. Verbuchen des Zahlungseingangs in der Übersicht des LS-Assistenten

Das pauschale Verbuchen des Zahlungseingangs nach dem Einreichen ist aus zwei Gründen wichtig:

  1. Nur so können Rückläufer richtig abgebildet werden
  2. Durch das Verbuchen wird das hinterlegte SEPA-Mandat aktualisiert, die Gültigkeit verlängert sich um 3 Jahre.



Die so bearbeiteten Forderungen sind dann wieder in den Offenen Posten zu sehen. Forderungen von Lastschriftzahlern die den Status "Forderung erzeugt" oder "Teilbezahlt" haben, können über den LS-Assistenten in eine SEPA-Datei geschrieben und dann eingezogen werden. Eine erneute Beitragsautomatik ist für diese Forderungen also nicht notwendig.

Wird nach dem ursprünglichen Einreichen der SEPA-Datei der Zahlungseingang nicht pauschal für die Forderungen eines Einzugs verbucht, befinden sich diese Forderungen weiterhin in den Offenen Posten, sie haben aber den Status "Im Lastschriftverfahren". In diesem Status kann nur der Zahlungseingang gebucht werden, die Forderung kann nicht storniert oder ein zweites Mail eingezogen werden. 


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