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title	Ich habe ein Mitglied mit ausländischen Kontodaten und möchte von diesem Konto den Beitrag einziehen. Was ist zu beachten ?

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Hat ein Mitglied eine nicht deutsche Bankverbindung, von der der Mitgliedsbeitrag eingezogen werden soll, kann auch diese in den Zahlungsdaten des Mitglieds hinterlegt werden.

Da hier aber nicht die ausschließlich deutsche Bankdatenvalidierung greift, muss diese vor dem Speichern der Zahlungsdaten deaktiviert werden.

Die Deaktivierung erfolgt durch das Anklicken des Schlosssymbols neben dem Feld Bankleitzahl. Erscheint das Schloss geöffnet, ist die Prüfung deaktiviert und IBAN und BIC können eingetragen und gespeichert werden.

Hinweis

Beim Erstellen der SEPA-Datei muss dann der Bankdatencheck auf die Option "Bankdaten mit offenem Schloss nicht prüfen" gestellt werden.

Diese Voreinstellung kann unter Mein Portal > Administration > Konfiguration > Einstellungen gesetzt werden.

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title	Ich habe Mitglieder ohne Mitgliedsnummer und möchte diese nachpflegen. Was kann ich tun?

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Fragen rund um den Beitragseinzug

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title	In der Beitragsautomatik bekomme ich die Meldung "Es existieren Beiträge älter als 2 Jahre". Was bedeutet das und was muss ich tun ?

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Beim Erstellen einer Beitragsvorschau wird direkt diese Meldung angezeigt, neue Beitragsforderungen kann man nicht sehen und buchen.

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title	Was genau bedeutet dies ?

Diese Meldung hat keinen Bezug zu bereits gebuchten Forderungen die noch nicht bezahlt wurden. In der Beitragsautomatik geht es ausschließlich um neue Forderungen, die zu erzeugen sind.

Diese Meldung soll verhindern, dass Forderungen für Mitglieder gebucht werden, die länger als 2 Jahre zurückliegen. Ausgehend vom Jahr 2021 würde dies bedeuten, dass neue Forderungen für z.B. für das Jahr 2018 erzeugt werden würden.

Es gibt 2 Hauptursachen für diese Meldung:

In der Beitragsautomatik wurde immer nur eine bestimmte Zahlungsart gebucht, z.B. Lastschrift. Wenn man dann eine andere Zahlungsart oder Alle auswählt, erscheint in der Regel diese Meldung. Denn die Beiträge der anderen Zahlungsarten wurden schon lange nicht mehr oder sogar noch nie gebucht.
Einem "alten" Mitglied wurde ein neuer Beitrag zugeordnet. Da hier systemseitig für den Beitragsstart das Datum des Abteilungseintritts vorgeschlagen wird, kann es sein dass der Beitragsstart weit in der Vergangenheit liegt.

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title	Was muss ich tun damit ich meine Beiträge buchen kann ?

Diese Meldung erzeugt eine Systemliste, die man sich unbedingt anschauen sollte. Meist wird diese Meldung nur durch ein oder wenige Mitglieder ausgelöst. Die Liste kann durch einen Klick auf "Beitragslauf - Beitrag älter als 2 Jahre" geöffnet werden.

Systemlisten findet man jederzeit unter Information > Mitglieder > Mitgliederlisten > Systemlisten

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title	Beispiel A : Neu zugeordneter Beitrag bei einem Bestandsmitglied mit Beitragsstart weit in der Vergangenheit

Im Beispiel ist das Mitglied am 01.01.2019 eingetreten und bezahlte zunächst den Quartalsbeitrag Tennis. Ab dem 01.01.2021 soll das Mitglied nun , zusätzlich oder anstatt, den Halbjahresbeitrag für Vollmitglieder zahlen.

Bei der Zuordnung des neuen Beitrags hat der Benutzer den Beitrag ausgewählt und gespeichert, ohne auf das Datum des Beitragsstarts zu achten.

Würde die Beitragsautomatik hier nicht entsprechend prüfen und reagieren, würden für dieses Mitglied rückwirkend Beiträge ab dem 01.01.2019 berechnet werden.

Um die Beiträge nun buchen zu können, bearbeitet man den Beitrag Vollmitglied und setzt den Beitragsstart auf den 01.01.2021.

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title	Beispiel B: Beitrag wurde schon einmal gebucht, dies liegt aber längere Zeit zurück

Im gezeigten Beispiel hat das Mitglied 2 Beiträge, nur einer davon löst diese Meldung aus.

Der markierte Beitrag wurde zwar schon einmal gebucht, jedoch nur bis Juni 2019. In diesem Beispiel war das Datum der Beitragsvorschau der 27.08.2021. Der letzte Buchungszeitpunkt für diesen Beitrag liegt also länger als 2 Jahre zurück.

Der Beitrag soll voll für das Jahr 2021 berechnet werden.

Es gibt 2 Wege bei der Bearbeitung des Beitrags:

Man setzt das Datum des Beitragsstarts auf den 01.01.2021 und entfernt das Gebucht bis-Datum
Man setzt das Gebucht bis-Datum auf den 31.12.2020.

Sobald man die angezeigten Mitglieder aus der Systemliste bearbeitet hat, kann man eine neue Beitragsvorschau durchführen. Für den Fall dass man Mitglieder übersehen hat, wird eine neue Systemliste angelegt.

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title	Beim Einzug meiner Mitgliedsbeiträge habe ich einige Rückläufer, die ich nun erneut einziehen möchte. Muss ich hier eine neue Beitragsautomatik durchführen ?

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Grundsätzlich muss eine bereits erstellte Forderung nicht nochmals erzeugt werden.

Zieht man die Mitgliedsbeiträge per Lastschrift ein und es kommt zu Rückläufern, wird bei den betroffenen Mitgliedern der Zahlungseingang storniert.

Das setzt die von uns empfohlene Vorgehensweise voraus: Verbuchen des Zahlungseingangs direkt nach dem Erstellen bzw. Einreichen der Datei.

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title	Kurze Erläuterung zum Verbuchen des Zahlungseingangs

Erstellen der SEPA-Datei
Herunterladen und Einreichen bei der Bank
Verbuchen des Zahlungseingangs in der Übersicht des LS-Assistenten
Image Removed

Das pauschale Verbuchen des Zahlungseingangs nach dem Einreichen ist aus zwei Gründen wichtig:

Nur so können Rückläufer richtig abgebildet werden

Durch das Verbuchen wird das hinterlegte SEPA-Mandat aktualisiert, die Gültigkeit verlängert sich um 3 Jahre

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Die so bearbeiteten Forderungen sind dann wieder in den Offenen Posten zu sehen. Forderungen von Lastschriftzahlern die den Status "Forderung erzeugt" oder "Teilbezahlt" haben, können über den LS-Assistenten in eine SEPA-Datei geschrieben und dann eingezogen werden. Eine erneute Beitragsautomatik ist für diese Forderungen also nicht notwendig.

Wird nach dem ursprünglichen Einreichen der SEPA-Datei der Zahlungseingang nicht pauschal für die Forderungen eines Einzugs verbucht, befinden sich diese Forderungen weiterhin in den Offenen Posten, sie haben aber den Status "Im Lastschriftverfahren". In diesem Status kann nur der Zahlungseingang gebucht werden, die Forderung kann nicht storniert oder ein zweites Mail eingezogen werden.

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title	Es werden weiterhin Mitgliedsbeiträge für ein bereits ausgetretenes Mitglied berechnet. Wie kann das sein ? Was ist zu tun?

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In der Regel wird beim korrekten Eintragen des Vereinsaustritts auch das Beitragsende gesetzt.

Voraussetzung ist, dass

zuvor kein Beitragsende eingetragen wurde
der Vereinsaustritt nicht vor dem Gebucht bis-Datum liegt

Möchte man z.B. einen Vereinsaustritt zum 30.06.2021 eintragen, man hat hier aber schon einen Jahresbeitrag eingezogen (Gebucht bis-Datum 31.12.2021), so ist dies zunächst nicht möglich.

Der Vereinsaustritt wird zunächst mit dem Datum der letzten Buchung eingetragen, 31.12.2021, und gespeichert. Durch das Speichern werden Abteilungsaustritt und Beitragsende gesetzt. Anschließend kann der Austrittsassistent erneut geöffnet werden und man kann nun den 30.06.2021 eintragen. Wenn man möchte kann auch der Abteilungsaustritt noch manuell angepasst werden.

Bei jeder Beitragsvorschau werden die zu buchenden Mitglieder auf den Vereinsaustritt geprüft. Enthält die Beitragsvorschau Mitglieder mit einem eingetragenen Vereinsaustrittsdatum, wird eine Systemliste erstellt und eine Meldung erscheint.

Durch einen Klick auf Systemliste wird diese Liste direkt aufgerufen. Man findet sie aber auch jederzeit unter Information > Mitglieder > Mitgliederlisten > Systemlisten.

Diese Liste sollte man sich vor dem Buchen der Forderungen ansehen um zu verhindern dass Forderungen für bereits ausgetretene Mitglieder erzeugt werden.

Mitglieder, die kursiv und mit einem * vor der Mitgliedsnummer dargestellt sind, haben einen Vereinsaustritt in der Vergangenheit und sollten geprüft und bearbeitet werden.

Mitglieder in normaler Schreibweise haben einen Vereinsaustritt in der Zukunft und müssen in der Regel nicht bearbeitet werden.

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title	Ich habe vom Mitglied eine Überweisung/Barzahlung erhalten, es gibt aber noch keine Forderungen, bzw. der Betrag ist größer wie die eigentliche Forderung (Vorauszahlung)?

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title	Beim Einzug meiner Mitgliedsbeiträge habe ich einige Rückläufer, die ich nun erneut einziehen möchte. Muss ich hier eine neue Beitragsautomatik durchführen ?

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Grundsätzlich muss eine bereits erstellte Forderung nicht nochmals erzeugt werden.

Zieht man die Mitgliedsbeiträge per Lastschrift ein und es kommt zu Rückläufern, wird bei den betroffenen Mitgliedern der Zahlungseingang storniert.

Das setzt die von uns empfohlene Vorgehensweise voraus: Verbuchen des Zahlungseingangs direkt nach dem Erstellen bzw. Einreichen der Datei.

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title	Kurze Erläuterung zum Verbuchen des Zahlungseingangs

Erstellen der SEPA-Datei
Herunterladen und Einreichen bei der Bank
Verbuchen des Zahlungseingangs in der Übersicht des LS-Assistenten
Image Added

Das pauschale Verbuchen des Zahlungseingangs nach dem Einreichen ist aus zwei Gründen wichtig:

Nur so können Rückläufer richtig abgebildet werden
Durch das Verbuchen wird das hinterlegte SEPA-Mandat aktualisiert, die Gültigkeit verlängert sich um 3 Jahre.

Die so bearbeiteten Forderungen sind dann wieder in den Offenen Posten zu sehen. Forderungen von Lastschriftzahlern die den Status "Forderung erzeugt" oder "Teilbezahlt" haben, können über den LS-Assistenten in eine SEPA-Datei geschrieben und dann eingezogen werden. Eine erneute Beitragsautomatik ist für diese Forderungen also nicht notwendig.

Wird nach dem ursprünglichen Einreichen der SEPA-Datei der Zahlungseingang nicht pauschal für die Forderungen eines Einzugs verbucht, befinden sich diese Forderungen weiterhin in den Offenen Posten, sie haben aber den Status "Im Lastschriftverfahren". In diesem Status kann nur der Zahlungseingang gebucht werden, die Forderung kann nicht storniert oder ein zweites Mail eingezogen werden.

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title	Ich habe die SEPA Datei mit der falschen Bankverbindung erstellt, bzw. das Konto des Vereins hat sich geändert.

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Es kann passieren dass man beim Erstellen der SEPA-Datei das falsche Aktivkonto gewählt hat (z.B. Jugend- statt Hauptvereinskonto) oder die Änderung des Vereinskontos noch nicht eingepflegt wurde.
Die SEPA-Datei ist aber nun erstellt.

Das Problem lässt sich recht einfach lösen, vorausgesetzt man ist ausreichend berechtigt.

Der erste Schritt ist das Löschen der SEPA-Datei im LS-Assistenten. Hierbei ist es egal ob die Verbuchung des Zahlungseingangs bereits stattgefunden hat oder nicht. Hat man den Zahlungseingang bereits verbucht, werden diese Zahlungsbuchungen durch das Löschen der Datei ebenfalls gelöscht.

Der Löschprozess wird durch den Klick auf das Papierkorbsymbol ausgelöst. In einem Pop-up muss die Löschung bestätigt werden.

Hinweis

title	Für Nutzer von DFBnet Finanz

Wurde in DFBnet Finanz bereits der Buchungsimport durchgeführt, sollten die Zahlungsbuchungen ebenfalls gelöscht werden. Wenden Sie sich ggf an den Support von DFBnet Finanz: support@dfbnetfinanz.de

Nun kann die Datei neu erzeugt werden, eine neue Beitragsautomatik ist nicht notwendig.

Die Forderungen wurden ja bereits erstellt und sind nach dem Löschen der SEPA-Datei nun wieder im Status "Forderung erzeugt".

Wurde beim Erstellen der Datei nur das falsche Aktivkonto gewählt, ist sonst nichts weiter zu tun.

Hat sich hingegen die Bankverbindung des Vereinskontos geändert, muss diese in den Stammdaten > Finanzen gepflegt werden. Anschließend kann dann die SEPA-Datei neu erstellt werden.
(Mein Portal > Administration > Stammdaten > Finanzen)

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title	Für Mitgliederlisten habe ich nur die Ordner "Kein Ordner" und "Favoriten". Wo kann ich neue Ordner anlegen?

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Wenn Sie noch keinen eigenen Ordner für Mitgliederlisten angelegt haben, sind Ihre Mitgliederlisten im Ordner "Kein Ordner" abgelegt.
Um Ordner für Mitgliederlisten anzulegen, gehen Sie in die Administration (Mein Portal > Administration > Ordner). Hier können Ordner für Nachrichten, Rechnungen, Spenden und Mitgliederlisten angelegt werden.

Um einen neuen Ordner anzulegen, klicken Sie auf das Plus-Symbol. Ein neuer Ordner wird angelegt und Sie können diesen direkt benennen. Wenn Sie keinen Namen angeben, bleibt die Bezeichnung "Neuer Ordner" zunächst bestehen, Klickt man diesen Ordner bzw. den Namen an, kann die Bezeichnung geändert werden.

Ordner können durch Anklicken, halten und ziehen verschoben werden (Drag & Drop). Zieht man einen Ordner auf einen bereits bestehenden Ordner und lässt die Maustaste los, wird der bewegte Ordner als Unterordner angelegt.