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Hinweise zum Datenimportservice

Wir kommen einem Der Datenimport wird durch eine im Hintergrund laufende automatische Erkennung bekannter Feldbezeichnung entgegenerleichtert. Trotzdem bleibt der Datenimport eine einmalige und je nach Datenlage mehr oder weniger aufwändige Aktion. Nicht jeder ist bereit diese Zeit zu investieren. Aus dem Grund hat die Tineon AG und der DFB für ihre Produkte S-Verein bzw. DFBNet je einen optionalen Datenimportservicediesem Grund wird ein kostenfreier Importservice angeboten (s. "Unterstützung beim Mitgliederimport").

Bitte führen Sie folgende Schritte vor einem Datenimportservice aus:

...

  1. Wir berechnen unsere vom Geschäftsjahresbeginn abweichenden Beiträge immer anteilig. Wenn Sie das nicht wollen, sollten Sie uns dies parallel zum Datenimportservice mitteilen.
  2. Wir übernehmen keine alten Kontenstände und setzen nach dem Import ein "Gebucht bis" auf das Ende des Vorjahres (Geschäftsjahresbeginn im Januar = Gebucht bis 31.12 des Vorjahres). Dies machen wir über die Sollstellung der Vereinsverwaltung.
  3. Sollten Sie Freifelder anlegen wollen (z.B. für die Anlage von Merkmalen wie zum Versand von Vereinszeitungen etc. sollten Sie uns dies vorab mitteilen.
  4. Schauen Sie sich bitte die Felder an die wir importieren können. Wir importieren nur was wir in der Datei die Sie uns zur Verfügung stellen sehen und verstehen. Erklärungen für Vor- und Zunamen brauchen wir natürlich nicht. Kryptische oder zweideutige Bezeichnungen sollten jedoch kurz erläutert werden.
  5. Felder wie die "Zusatzbeiträge" werden grundsätzlich nicht importiert wenn Sie dazu keine dedizierte Anweisung geben. Hintergrund: Diese Beiträge passen nicht in das Beitragsschema der Vereinsverwaltung. Man "kann" diese importieren aber Sie müssen diese "Zusatzbeiträge" uns gegenüber erläutern und uns mitteilen was in der Vereinsverwaltung daraus gemacht werden soll.

...

Info
titleExport aus SPG-Verein

Für den Export der CSV Datei aus SPG-Verein haben wir eine kurze Anleitung bereitgestellt

Sie haben in der Online-Vereinsverwaltung zwei Varianten des Imports von Mitgliederdaten:

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 Erweiterter Import

Mit dem erweiterten Import können Sie nachträglich:

...

Bitte beachten Sie, dass wir zur Zeit nicht alle Felder reimportieren können!

Klicken Sie dazu auf Mein Portal > Administration > Import/Export > Import und importieren Sie die Daten aus Ihrem bisher genutzten Vereinsprogramm.

...

Familienbeiträge

FBZ_x_x

10

Zahl

Zulässige Zeichen: [0-9]

Regeln und Hinweise:

  • In der Vereinsverwaltung kann es immer nur einen Familienbeitragszahler pro Familienbeitrag und Mitglied geben
  • Diesem Zahler wird der Beitrag zugeordnet
  • Dieses Mitglied zahlt auch für den Familienbeitrag
  • Der erste Index referenziert immer auf die Abteilung während der zweite Index immer auf den Beitrag zeigt
  • Der Beitrag muss vorab in der Vereinsverwaltung als "Familienbeitrag" angelegt worden sein. Ansonsten wird die Zuordnung beim Import mit einer Fehlermeldung abgebrochen.
  • Die Ordnungszahl darf frei vergeben werden, ist jedoch immer eindeutig

FBM_x_x

10

Zahl

Zulässige Zeichen: [0-9]

Regeln und Hinweise:

  • In der Vereinsverwaltung kann es einen oder mehrere Familienbeitragsmitglieder geben
  • Es muss aber immer mindestens einen Familienbeitragszahler geben
  • Die Ordnungszahl darf mehrfach vergeben werden referenziert jedoch immer eindeutig auf eine existierende gleichlautende FBZ-Nummer

Zur Veranschaulichung haben wir ein Muster angelegt

 

Debitorenkonten

Debitorenkonto-Nr

5

Zahl

Regeln und Hinweise:

  • Debitorkonten gehen in der Vereinsverwaltung von 10000 bis 69999
  • Für die SEPA Mandatsreferenz - falls nicht importiert - verwendet die Vereinsverwaltung die Debitorenkontonummer.
  • Wenn Sie keine Debitorkonten importieren generiert die Vereinsverwaltung während dem Import selbständig Debitorkonten mit der der ersten freien Nummer!

...

Ehrungen

Ehrung_x

100

Text

Regeln und Hinweise:

Ehrungsbeschreibung_x

100

Text

Zulässige Zeichen:


  • [0-9], [a-z], [A-Z], [Leerzeichen], [_], [-], [,], [.], [!], [?], [;], [“], [:], [+], [()], [\], [/], [‘]


Ehrungsdatum_x

10

Datum

Zulässige Zeichen: [0-9], [.]
Format: TT.MM.JJJJ

...

Zeiträume

Zeitraum_x

100

Text

Regeln und Hinweise:

Zeitraumbeschreibung_x

100

Text

Zulässige Zeichen:


  • [0-9], [a-z], [A-Z], [Leerzeichen], [_], [-], [,], [.], [!], [?], [;], [“], [:], [+], [()], [\], [/], [‘]


Zeitraum_von_x

10

Datum

Zulässige Zeichen: [0-9], [.]
Format: TT.MM.JJJJ

Zeitraum_bis_x

10

Datum

Zulässige Zeichen: [0-9], [.]
Format: TT.MM.JJJJ

...

Freifelder

Freifeldname_x

100

Text

Regeln und Hinweise:

Freifeldwert_x

100

Text

Regeln und Hinweise:

  • Die Freifeldwerte vom Typ Auswahl müssen wie die Freifeldnamen ebenfalls angelegt werden
  • Die Freifeldwerte vom Typ Text und Datum sind dagegen frei zu importieren und müssen nur den Feldkonventionen (Text = Text und Datum = TT:MM:JJJJ) entsprechen

...

Gemeinschaft

Gemeinschaft50Text

Zulässige Zeichen:


  • [0-9], [a-z], [A-Z], [Leerzeichen], [_], [-], [,], [.], [!], [?], [;]


Regeln und Hinweise:

...

Musterdaten: (bitte bei einem eigenen Export aus Excel immer das Format CSV (Trennzeichen-getrennt) (*.csv) verwenden)
  • Wir haben außerdem noch eine DateiImage Removed muster_spg_zu_s-verein.xlsx aus einem typischen SPG-Verein Export. Zeile 1 beinhaltet die S-Verein bekannten Felder. Zeile 2 war das Original aus SPG-Verein.
    Die Farblegende:
    • rot = nicht übernahmefähig bzw. nur als Notiz oder Freifeld importierbar
    • blau = automatisch berechnet oder obsolet
    • grün = bekannt

Musterimport

  • Musterdateien stehen Ihnen >>hier<< zur Verfügung.

Musterimport

Importieren Sie Ihre aufbereitete CSV-Datei in die Online-Vereinsverwaltung
Importieren Sie Ihre aufbereitete CSV-Datei in die Online-Vereinsverwaltung
Wählen Sie Mein Portal > Administration > Import/Export > Import > Mitglieder. Wählen Sie durch einen Klick auf „Durchsuchen“ Ihre CSV-Datei aus.
Klicken Sie nun auf „Weiter“.

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CSV-Import einer Mitgliederdatei

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Sofern die CSV-Datei korrekt eingelesen werden konnte, können Sie nun die Felder Ihrer bisherigen Mitgliedsverwaltung den Feldern in der Online-Vereinsverwaltung zuordnen:

Image RemovedImage Added

Zuordnung von Feldern beim Import von Mitgliedern

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Beispiel: Feldzuordnung beim Import eines Mitgliedes mit privaten sowie geschäftlichen
Kommunikationsdaten. Das Mitglied befindet sich in 2 Abteilungen:
  • Zähler für Gruppierung 1 fasst zusammen: Kommunikationsdaten „Privat“
  • Zähler für Gruppierung 2 fasst die Abteilungsangaben dere der ersten Abteilung zusammen
  • Zähler für Gruppierung 3 fasst die Beitragsangaben des ersten Beitrags zur ersten Abteilung zusammen
  • Zähler für Gruppierung 4 fasst die Abteilungsangaben dere der zweiten Abteilung zusammen
  • Zähler für Gruppe 5 fasst die Beitragsangaben des ersten Beitrags zur zweiten Abteilung zusammen

...

Tipp1: Legen Sie die Spaltenbezeichnungen gleich so in z.B. Excel an, daß dass die Online-Vereinsverwaltung diese wiedererkennt und selbständig zuweist. Hintergrund: Der Import funktioniert nicht immer beim ersten Mal, da oftmal oftmals Feldzuweisungen nicht zuweisbar, Feldwerte ungültig sind oder fehlen. Dann importiert die Online-Vereinsverwaltung die Daten nicht! So ersparen Sie sich beim erneuten Importieren die Feldzuweisung.
Tipp2: Die Reihenfolge der Spaltenbezeichnungen sind für den CSV Import unerheblich - wenn die Online-Vereinsverwaltung die Spaltenbezeichnungen wiedererkennt!

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Wurde die Zuordnung abgeschlossen, klicken Sie auf „importieren“. Wenn der Import erfolgreich war erfolgt die Meldung: „Es wurden x von x Mitgliederadressen importiert. Sie können die importierten Daten unter Information > Mitglieder bearbeiten.“

 

Arbeiten nach einem erfolgreichen Import

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Nach dem Import können nun den importierten Mitgliedern nach Bedarf weitere Abteilungen und Beiträge zugewiesen werden. Klicken Sie auf Mein Portal > Administration > Werkzeuge > Abteilungs-/ Beitragszuordnung.

Zunächst werden Ihnen diejenigen Mitglieder angezeigt, bei denen das Eintrittsdatum in den Verein und/oder der Status (Aktiv/Passiv) noch nicht erfasst wurden.

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Abbildung 1: Abteilungs- und Beitragszuordnung (1). Die Liste kann über den Button „Drucken“ ausgedruckt werden

Hinweis: Nutzen Sie diese Liste später, um die fehlenden Daten bei den einzelnen Mitgliedern nachzuerfasseneinzelner Mitglieder nachträglich zu erfassen. Das Eintrittsdatum in den Verein, sowie den Mitgliedsstatus erfassen Sie bei den Zusatzdaten des jeweiligen Mitglieds unter Information > Mitglieder indem Sie das entsprechende Mitglied bearbeiten.

...

Es werden nun alle Mitglieder aufgelistet, deren Grunddaten für eine Abteilungs- und Beitragszuordnung erfasst sind.

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Abbildung 2: Abteilungs- und Beitragszuordnung (2)

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Hinweis: Fehlerhafte Abteilungs-/Beitragszuordnungen können Sie in diesem Modul nicht ändern. Gehen Sie hierzu unter Information > Mitglieder zu dem einzelnen Mitglied und ändern Sie die Beitragszuordnung dort.

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Den frisch importierten Mitgliedern fehlt die Informationen bis zu welchem Zeitpunkt der letzte Beitrag eingezogen wurde. Das Datum wird beim Buchen von Forderungen seitens der Beitragsautomatik selbständig gesetzt. Bestandsmitgliedern fehlt dieses sog. "Gebucht bis"-Datum aber noch komplett. Mit dem Sollstellungswerkzeug kann man dies einmalig einsetzen um der Beitragsautomatik einen Anhaltspunkt zu geben, ab wann sie ihre Forderungen erstellen darf.

Bei einem zuletzt gezahlten Halbjahresbeitrag bis mitte Mitte 2017 wäre das "Gebucht bis"-Datum auf den 30.06.2017 zu setzen.

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Sie könnten jetzt fortfahren die Online-Vereinsverwaltung zu konfigurieren.