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Administration, Konfiguration, Einstellungen zu Beiträgen etc.

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titleIch habe alte Beiträge, die nicht mehr benötigt werden. Ich kann diese aber in der Administration nicht löschen.


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Benötigt man einen Beitrag nicht mehr, kann dieser in der Administration nicht einfach gelöscht werden. Dies ist nur möglich, wenn alle Beitragszuordnungen bei den Mitgliedern entfernt wurden. Betroffen sind hiervon auch bereits beendet Beitragszuordnungen.


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Im Beispiel kann aktuell nur der Beitrag "Ehrenmitglied" gelöscht werden.

Beitragszuordnungen können mit Hilfe der Massendatenänderung zwar beendet, aber nicht gelöscht werden. Man müsste dies also manuell bei allen betroffenen Mitgliedern entfernen.

Nicht mehr benötigte Beiträge können aber deaktiviert werden. Sie stehen dann bei der Neuzuordnung eines Beitrags nicht mehr zur Verfügung. Voraussetzung ist, dass alle Beitragszuordnungen ein Beitragsende haben.

Deaktivierung eines Beitrags: Bearbeiten Sie den Beitrag über das Stiftsymbol. Setzen Sie dann die Option "Beitrag deaktivieren" und speichern Sie diese Einstellung ab.

Deaktivierte Beiträge können über die Option "Deaktvierte Beiträge auch anzeigen" in der Übersicht ein- und ausgeblendet werden.


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titleIch habe Ordner für Mitgliederlisten/Rechnungen angelegt, kann diese aber nicht sehen.


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In der Administration können für folgende Bereiche Ordner angelegt werden:

  • Nachrichten
  • Rechnungen
  • Spenden
  • Mitgliederlisten

Leider passiert es immer wieder, dass Ordner unbewusst unter dem ersten Menüpunkt Nachrichten angelegt werden. Man sucht sie dann vergeblich in den Rechnungen, Spenden oder Mitgliederlisten.

Sollte dies bei Ihnen der Fall sein, prüfen Sie bitte genau unter welchem Punkt Sie die Ordner angelegt haben. Sollten die Ordner im falschen Bereich liegen, können Sie die Ordner dort löschen und dann unter dem richtigen Menüpunkt anlegen.

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Fragen rund ums Mitglied (Einstellungen, Mitgliederlisten)

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titleEin Mitglied hat eine ausländische Bankverbindung, von welcher der Beitrag eingezogen werden soll. Was ist zu beachten ?


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Hat ein Mitglied eine nicht deutsche Bankverbindung, von der der Mitgliedsbeitrag eingezogen werden soll, kann auch diese in den Zahlungsdaten des Mitglieds hinterlegt werden.

Da hier aber nicht die ausschließlich deutsche Bankdatenvalidierung greift, muss diese vor dem Speichern der Zahlungsdaten deaktiviert werden.

Die Deaktivierung erfolgt durch das Anklicken des Schlosssymbols neben dem Feld Bankleitzahl. Erscheint das Schloss geöffnet, ist die Prüfung deaktiviert und IBAN und BIC können eingetragen und gespeichert werden.

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Hinweis

Beim Erstellen der SEPA-Datei muss dann der Bankdatencheck auf die Option "Bankdaten mit  offenem Schloss nicht prüfen" gestellt werden.

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Diese Voreinstellung kann unter Mein Portal > Administration > Konfiguration > Einstellungen gesetzt werden.

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titleIch habe Mitglieder ohne Mitgliedsnummer und möchte diese nachpflegen. Was kann ich tun?


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Zum einen kann man die Mitgliedsnummern natürlich manuell nachpflegen. Man kann sich hierzu eine Mitgliederliste erstellen und diese dann nach dem Feld Mitgliedsnummer sortieren, so dass alle Mitglieder ohne Mitgliedsnummer gesammelt erscheinen.

Dann kann man den ersten Datensatz bearbeiten und die Mitgliedsnummer eintragen und speichern. Mit den Navigationspfeilen kann man diese Liste dann systematisch abarbeiten.

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Dies macht in der Regel aber nur Sinn wenn es sich um eine geringe Anzahl an zu korrigierenden Mitgliedern handelt.

Eine weitere Möglichkeit ist der erweiterte Import. Hier können bestimmte Informationen zu bereits angelegten Mitgliedern nachgetragen oder geändert werden.

Über Mein Portal > Administration > Import/Export > Export > Mitglieder erstellt man zunächst die Datei für den erweiterten Import und exportiert diese.

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In der Datei muss die Spalte "UID (NICHT ÄNDERN)" auf jeden Fall erhalten bleiben, über sie wird der richtige Mitgliedsdatensatz bei Änderungen angesprochen. Streng genommen können Sie aus der Datei alle Spalten entfernen, an denen keine Änderung erfolgen soll. Sie können aber durchaus die Spalten Vorname und Nachname zur besseren Orientierung in der Datei belassen. Erfolgt hier keine Änderung, werden diese beim Reimport entsprechend auch nicht berücksichtigt.

Zeilen/Mitglieder, bei denen keine Änderung vorgenommen werden, können auch aus der Datei entfernt werden.

Haben Sie die Mitgliedsnummern dann ergänzt, speichern Sie die Datei im Format "CSV UTF-8 (durch Trennzeichen getrennt)" ab.

Unter Mein Portal > Administration > Import/Export > Import > Mitglieder laden Sie die Datei hoch. Hier muss die Option "Erweiterter Import" gesetzt werden.

Nach erfolgreichem Hochladen werden die zu ändernden Daten aufgelistet. Will man die Änderung durchführen, bestätigt man mit OK. Im nächsten Schritt besteht noch mal die Möglichkeit die Änderungen nur für bestimmte Spalten durchzuführen.

Dies kann z.B. sinnvoll sein wenn man mehr als eine Spalte bearbeitet oder versehentlich eine Änderung in einer Spalte vorgenommen hat, diese aber nicht übernommen werden soll.

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titleFür Mitgliederlisten habe ich nur die Ordner "Kein Ordner" und "Favoriten". Wo kann ich neue Ordner anlegen?


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Wenn Sie noch keinen eigenen Ordner für Mitgliederlisten angelegt haben, sind Ihre Mitgliederlisten im Ordner "Kein Ordner" abgelegt. 
Um Ordner für Mitgliederlisten anzulegen, gehen Sie in die Administration (Mein Portal > Administration > Ordner). Hier können Ordner für Nachrichten, Rechnungen, Spenden und Mitgliederlisten angelegt werden.

Um einen neuen Ordner anzulegen, klicken Sie auf das Plus-Symbol. Ein neuer Ordner wird angelegt und Sie können diesen direkt benennen. Wenn Sie keinen Namen angeben, bleibt die Bezeichnung "Neuer Ordner" zunächst bestehen, Klickt man diesen Ordner bzw. den Namen an, kann die Bezeichnung geändert werden.

Ordner können durch Anklicken, halten und ziehen verschoben werden (Drag & Drop). Zieht man einen Ordner auf einen bereits bestehenden Ordner und lässt die Maustaste los, wird der bewegte Ordner als Unterordner angelegt.

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Fragen rund um den Beitragseinzug

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titleDer Familienbeitrag wird mit 0,00 € angezeigt. Was habe ich falsch gemacht ?


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Wird der Familienbeitrag in der Zuordnung eines Mitglieds mit 0,00 € ausgewiesen, so fehlt noch die Zuordnung der weiteren Familienmitglieder.

In der Administration wird ein Familienbeitrag nach Anzahl der zugehörigen Personen gestaffelt. Erst wenn die niedrigste Stufe Mindestanzahl an Familienmitgliedern erreicht ist, wird ein Beitrag berechnet.

Der Familienbeitrag wird immer nur einem Familienmitglied direkt zugeordnet; dieses Mitglied ist der Zahler.

In dieser Beitragszuordnung erfolgt dann das Hinzufügen der (nichtzahlenden) Familienmitglieder.


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titleEinzelne Schritte
  1. Vor dem Bearbeiten löschen Sie alle Zuordnungen des Familienbeitrags bei den nichtzahlenden Mitgliedern
  2. Bearbeiten des zugeordneten Beitrags beim Zahler (Stiftsymbol)
  3. "Mitglied hinzufügen"
  4. Eingabe des Nachnamens der gesuchten Mitglieder, dann "Suchen"
  5. Markieren der Mitglieder, dann "Übernehmen"
  6. Die Mitglieder werden aufgelistet, mit "Speichern" die Zuordnung abschließen

Der Beitrag wird nun mit dem für die Anzahl der Personen definierten Betrag angezeigt und entsprechend in der Beitragsautomatik berechnet.


Zuweisen eines FamilienbeitragsImage Added

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titleIn der Beitragsautomatik bekomme ich die Meldung "Es existieren Beiträge älter als 2 Jahre". Was bedeutet das und was muss ich tun ?


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Beim Erstellen einer Beitragsvorschau wird direkt diese Meldung angezeigt, neue Beitragsforderungen kann man nicht sehen und buchen.

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titleWas genau bedeutet dies ?

Diese Meldung hat keinen Bezug zu bereits gebuchten Forderungen die noch nicht bezahlt wurden. In der Beitragsautomatik geht es ausschließlich um neue Forderungen, die zu erzeugen sind.

Diese Meldung soll verhindern, dass Forderungen für Mitglieder gebucht werden, die länger als 2 Jahre zurückliegen. Ausgehend vom Jahr 2021 würde dies bedeuten, dass neue Forderungen für z.B. für das Jahr 2018 erzeugt werden würden.

Es gibt 2 Hauptursachen für diese Meldung:

  1. In der Beitragsautomatik wurde immer nur eine bestimmte Zahlungsart gebucht, z.B. Lastschrift. Wenn man dann eine andere Zahlungsart oder Alle auswählt, erscheint in der Regel diese Meldung. Denn die Beiträge der anderen Zahlungsarten wurden schon lange nicht mehr oder sogar noch nie gebucht.
  2. Einem "alten" Mitglied wurde ein neuer Beitrag zugeordnet. Da hier systemseitig für den Beitragsstart das Datum des Abteilungseintritts vorgeschlagen wird, kann es sein dass der Beitragsstart weit in der Vergangenheit liegt. 


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titleWas muss ich tun damit ich meine Beiträge buchen kann ?

Diese Meldung erzeugt eine Systemliste, die man sich unbedingt anschauen sollte. Meist wird diese Meldung nur durch ein oder wenige Mitglieder ausgelöst. Die Liste kann durch einen Klick auf "Beitragslauf - Beitrag älter als 2 Jahre" geöffnet werden. 

Systemlisten findet man jederzeit unter Information > Mitglieder > Mitgliederlisten > Systemlisten


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titleBeispiel A : Neu zugeordneter Beitrag bei einem Bestandsmitglied mit Beitragsstart weit in der Vergangenheit

Im Beispiel ist das Mitglied am 01.01.2019 eingetreten und bezahlte zunächst den Quartalsbeitrag Tennis. Ab dem 01.01.2021 soll das Mitglied nun , zusätzlich oder anstatt, den Halbjahresbeitrag für Vollmitglieder zahlen.

Bei der Zuordnung des neuen Beitrags hat der Benutzer den Beitrag ausgewählt und gespeichert, ohne auf das Datum des Beitragsstarts zu achten.

Würde die Beitragsautomatik hier nicht entsprechend prüfen und reagieren, würden für dieses Mitglied rückwirkend Beiträge ab dem 01.01.2019 berechnet werden.

Um die Beiträge nun buchen zu können, bearbeitet man den Beitrag Vollmitglied und setzt den Beitragsstart auf den 01.01.2021.


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titleBeispiel B: Beitrag wurde schon einmal gebucht, dies liegt aber längere Zeit zurück

Im gezeigten Beispiel hat das Mitglied 2 Beiträge, nur einer davon löst diese Meldung aus.

Der markierte Beitrag wurde zwar schon einmal gebucht, jedoch nur bis Juni 2019. In diesem Beispiel war das Datum der Beitragsvorschau der 27.08.2021. Der letzte Buchungszeitpunkt für diesen Beitrag liegt also länger als 2 Jahre zurück.

Der Beitrag soll voll für das Jahr 2021 berechnet werden.

Es gibt 2 Wege bei der Bearbeitung des Beitrags:

  1. Man setzt das Datum des Beitragsstarts auf den 01.01.2021 und entfernt das Gebucht bis-Datum
  2. Man setzt das Gebucht bis-Datum auf den 31.12.2020.

Sobald man die angezeigten Mitglieder aus der Systemliste bearbeitet hat, kann man eine neue Beitragsvorschau durchführen. Für den Fall dass man Mitglieder übersehen hat, wird eine neue Systemliste angelegt.

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titleBeim Einzug meiner Mitgliedsbeiträge habe ich einige Rückläufer, die ich nun erneut einziehen möchte. Muss ich hier eine neue Beitragsautomatik durchführen ?
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Grundsätzlich muss eine bereits erstellte Forderung nicht nochmals erzeugt werden.

Zieht man die Mitgliedsbeiträge per Lastschrift ein und es kommt zu Rückläufern, wird bei den betroffenen Mitgliedern der Zahlungseingang storniert.

Das setzt die von uns empfohlene Vorgehensweise voraus: Verbuchen des Zahlungseingangs direkt nach dem Erstellen bzw. Einreichen der Datei.

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titleKurze Erläuterung zum Verbuchen des Zahlungseingangs
  1. Erstellen der SEPA-Datei
  2. Herunterladen und Einreichen bei der Bank
  3. Verbuchen des Zahlungseingangs in der Übersicht des LS-Assistenten
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Das pauschale Verbuchen des Zahlungseingangs nach dem Einreichen ist aus zwei Gründen wichtig:

  1. Nur so können Rückläufer richtig abgebildet werden
  2. Durch das Verbuchen wird das hinterlegte SEPA-Mandat aktualisiert, die Gültigkeit verlängert sich um 3 Jahre.

Die so bearbeiteten Forderungen sind dann wieder in den Offenen Posten zu sehen. Forderungen von Lastschriftzahlern die den Status "Forderung erzeugt" oder "Teilbezahlt" haben, können über den LS-Assistenten in eine SEPA-Datei geschrieben und dann eingezogen werden. Eine erneute Beitragsautomatik ist für diese Forderungen also nicht notwendig.

Wird nach dem ursprünglichen Einreichen der SEPA-Datei der Zahlungseingang nicht pauschal für die Forderungen eines Einzugs verbucht, befinden sich diese Forderungen weiterhin in den Offenen Posten, sie haben aber den Status "Im Lastschriftverfahren". In diesem Status kann nur der Zahlungseingang gebucht werden, die Forderung kann nicht storniert oder ein zweites Mail eingezogen werden

.

 







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titleEs werden weiterhin Mitgliedsbeiträge für ein bereits ausgetretenes Mitglied berechnet. Wie kann das sein ? Was ist zu tun?


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In der Regel wird beim korrekten Eintragen des Vereinsaustritts auch das Beitragsende gesetzt.

Voraussetzung ist, dass

  • zuvor kein Beitragsende eingetragen wurde
  • der Vereinsaustritt nicht vor dem Gebucht bis-Datum liegt

Möchte man z.B. einen Vereinsaustritt zum 30.06.2021 eintragen, man hat hier aber schon einen Jahresbeitrag eingezogen (Gebucht bis-Datum 31.12.2021), so ist dies zunächst nicht möglich.

Der Vereinsaustritt wird zunächst mit dem Datum der letzten Buchung eingetragen, 31.12.2021, und gespeichert. Durch das Speichern werden Abteilungsaustritt und Beitragsende gesetzt. Anschließend kann der Austrittsassistent erneut geöffnet werden und man kann nun den 30.06.2021 eintragen. Wenn man möchte kann auch der Abteilungsaustritt noch manuell angepasst werden.


Bei jeder Beitragsvorschau werden die zu buchenden Mitglieder auf den Vereinsaustritt geprüft. Enthält die Beitragsvorschau Mitglieder mit einem eingetragenen Vereinsaustrittsdatum, wird eine Systemliste erstellt und eine Meldung erscheint.

Durch einen Klick auf Systemliste wird diese Liste direkt aufgerufen. Man findet sie aber auch jederzeit unter Information > Mitglieder > Mitgliederlisten > Systemlisten.

Diese Liste sollte man sich vor dem Buchen der Forderungen ansehen um zu verhindern dass Forderungen für bereits ausgetretene Mitglieder erzeugt werden.

Mitglieder, die kursiv und mit einem * vor der Mitgliedsnummer dargestellt sind, haben einen Vereinsaustritt in der Vergangenheit und sollten geprüft und bearbeitet werden.

Mitglieder in normaler Schreibweise haben einen Vereinsaustritt in der Zukunft und müssen in der Regel nicht bearbeitet werden.



Fragen zu Rechnungen

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titleWie kann ich den Nummernkreis für Rechnungen, z.B. beim Jahreswechsel, ändern?


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Wenn man für die Rechnungen einen Nummernkreis verwendet der die Jahreszahl enthält, z.B. RE-2021/0020, ist es notwendig den Nummernkreis beim Jahreswechsel manuell neu zu beginnen.

Hierzu ändert man für die erste Rechnung des neuen Jahres die Rechnungsnummer manuell und speichert die Rechnung so ab. Die nächste Rechnung bekommt dann automatisch eine Rechnungsnummer aus diesem Nummernkreis.

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SEPA-Dateien, Rückläufer, Einzahlungen, Guthaben

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titleIch kann keine SEPA-Datei erstellen


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Es gibt mehr als einen Grund wieso keine SEPA Datei erstellt werden kann. Die Ursache kann entweder technischer Natur sein (Browsereinstellungen) oder es kann an falschen Einstellungen bzw. Voraussetzungen liegen.

Browsereinstellungen als Ursache

Vereine melden immer wieder dass beim Klick auf "Sepa Datei generieren" nichts passiert. Normalerweise wird hier ein Popup-Fenster geöffnet. Geschieht dies nicht, liegt dies an den Browsereinstellungen.

Hier kann das Öffnen von Popups zugelassen werden, bzw. man fügt die Seite der Vereinsverwaltung als Ausnahme hinzu.

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titleGoogle Chrome

 Einstellungen > Datenschutz und Sicherheit > Pop-ups und Weiterleitungen > Benutzerdefinierte Einstellungen > "Dürfen Pop-ups und Weiterleitungen verwenden" Hinzufügen → "https://verein.dfbnet.org" (Ohne Anführungszeichen)

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titleMozilla Firefox

Einstellungen > Datenschutz und Sicherheit > Berechtigungen > Pop-up-Fenster blockieren > Ausnahmen
In das Feld "Adresse der Website" die URL "https://verein.dfbnet,org" eintragen und Erlauben, dann Änderungen abspeichern

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titleMicrosoft Edge

Einstellungen > Cookies und Websiteberechtigungen > Popups und Umleitungen >Zulassen Hinzufügen

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Nicht technische Gründe

Es können keine Buchungen gefunden werden

  • Wurden die Beitragsforderungen in der Beitragsautomatik schon gebucht ? Dies ist immer der erste Schritt bei einem neuen Beitragseinzug.
  • Prüfen Sie was in den Offenen Posten für die Zahlungsart Lastschrift zu sehen ist. Wenn hier keine Forderungen zu sehen sind, kann auch keine SEPA Datei erstellt werden.
  • Hatten Sie die Beitragsautomatik erfolgreich durchgeführt, anschließend aber schon den Zahlungseingang verbucht ? Dann müssen Sie diese Beitragsautomatik löschen und neu erstellen. Der Zahlungseingang für diese Lastschriften wird dann nach dem Erstellen der Datei über das €-Symbol im LS-Assistenten verbucht.



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titleWie verbuche ich den Zahlungseingang für Bar- oder Überweisungszahler?


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Dies erledigt man am einfachsten über die Offenen Posten.

Wählen Sie eine oder auch mehrere Forderungen aus und wählen dann "Ausgewählte Positionen > Zahlung buchen".

Im Fenster geben Sie das Aktivkonto an, auf welches der oder die Beträge eingezahlt wurden, und bestimmen das Buchungsdatum. Mit "Buchen" bestätigen Sie die Einzahlung.

Die Forderungen sind nun ausgeglichen und nicht mehr in den Offenen Posten.

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titleDas Mitglied hat nur einen Teilbetrag bezahlt? Was mache ich nun ?


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titleIch habe vom Mitglied eine Überweisung/Barzahlung erhalten, es gibt aber noch keine Forderungen, bzw. der Betrag ist größer wie die eigentliche Forderung (Vorauszahlung)?
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Es kann passieren dass ein Mitglied eine Anzahlung auf seinen Mitgliedsbeitrag macht, entweder bar oder in Form einer Überweisung. Diese Teilzahlung sollte man direkt in DFBnet Verein verbuchen, damit man nicht den Überblick verliert.

Man kann dies entweder über die Offenen Posten oder über das Debitorenkonto des Mitglieds tun. Wir empfehlen den Weg über die Offenen Posten, da es teils schwierig ist die richtige Forderung auf einem Debitorenkonto zu finden.

  1. Die Forderung wird durch einen Klick auf den Buchungstext der Forderung geöffnet.

  2. Im oberen Teil ist die Forderung zu sehen, darunter kann die Einzahlung getätigt werden.

    Hinweis
    titleForderung Status "im Lastschriftverfahren"

    Auf Forderungen im Status "im Lastschriftverfahren" kann keine Teileinzahlung erfolgen. Diese können nur als bezahlt verbucht werden (idealerweise über das €-Symbol im LS-Assistenten.


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Der Restbetrag der Forderung kann auch per Lastschrift eingezogen werden, Voraussetzung ist nur dass die Zahlungsart Lastschrift bei dem Mitglied eingetragen ist.

Sollte ein Mitglied trotz einem gültigen Lastschriftmandat parallel zum Einzug ein Überweisung vornehmen, kann man diesen Betrag als Guthaben für dieses Mitglied verbuchen und bei zukünftigen Beitragseinzügen entsprechend berücksichtigen.
Die andere Möglichkeit ist die Rücküberweisung an das Mitglied. Dieser Prozess kann in DFBnet Verein nicht abgebildet werden.



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titleThema Gutscheine/Guthaben: Wie gehe ich hier am besten vor
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titleIch habe ein Mitglied mit ausländischen Kontodaten und möchte von diesem Konto den Beitrag einziehen. Was ist zu beachten ?


Hat ein Mitglied eine nicht deutsche Bankverbindung, von der der Mitgliedsbeitrag eingezogen werden soll, kann auch diese in den Zahlungsdaten des Mitglieds hinterlegt werden.

Da hier aber nicht die ausschließlich deutsche Bankdatenvalidierung greift, muss diese vor dem Speichern der Zahlungsdaten deaktiviert werden.

Die Deaktivierung erfolgt durch das Anklicken des Schlosssymbols neben dem Feld Bankleitzahl. Erscheint das Schloss geöffnet, ist die Prüfung deaktiviert und IBAN und BIC können eingetragen und gespeichert werden.

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Beim Erstellen der SEPA-Datei muss dann der Bankdatencheck auf die Option "Bankdaten mit  offenem Schloss nicht prüfen" gestellt werden.

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Diese Voreinstellung kann unter Mein Portal > Administration > Konfiguration > Einstellungen gesetzt werden.

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Hinweis

In einigen Bundesländern (z.B. Bayern) gibt es aktuell für Kinder und Jugendliche Gutscheine für Sportvereine. Aber auch sonst gibt es immer wieder Fälle, wo ein Mitglied eine Gutschrift hat, z.B. wenn ein zu hoher Betrag überwiesen wird.

Wir möchten Ihnen hier nun den aus unserer Sicht idealen Weg beschreiben.

Das Buchen des Guthabens

Hat man noch nie Guthaben verbucht, muss zunächst ein bestimmtes Aktivkonto angelegt werden.  Sie müssen dies aber nicht selbst tun. Beim Aufruf von Manuelle Buchung > Guthaben reicht es aus diese Meldung durch "Speichern" zu bestätigen.

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Folgende Angaben müssen eingetragen werden: Buchungsdatum, Buchungstext, Aktivkonto (z.B. Kasse oder Bank), Mitgliedskonto und der Betrag.

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Nach dem Speichern werden noch unbezahlte Forderungen des Mitglieds angezeigt, die direkt hier verbucht werden können.

Hier kann man über das Auswählen links den gesamten Betrag verbuchen. Im gezeigten Beispiel wurden 100 € Guthaben angelegt.

Die erste Forderung wird durch die Auswahl komplett beglichen, auf die zweite Forderung wird der Restbetrag angerechnet.

Man kann auch durch manuelle Eingabe rechts die Werte anpassen. Die Verrechnung wird durch "Guthaben verrechnen" vollzogen.

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Verrechnung des Guthabens vor dem Beitragseinzug, bzw. nach der Beitragsautomatik

Hat man Guthaben für Mitglieder gebucht, die zu diesem Zeitpunkt keine unbezahlten Forderungen haben, so muss man dies beim nächsten Beitragslauf berücksichtigen.

In der Beitragsautomatik wird für diesen Fall eine Systemliste nach dem Buchen der Forderungen erzeugt. Diese Liste kann durch Klick auf den unterstrichenen Teil der Meldung geöffnet werden.

Sie finden Sie auch unter Information > Mitgliederlisten > Systemlisten > Beitrags-/ Lastschriftläufe.

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In der Liste wählt man das erste Mitglied zum Bearbeiten auf, entweder durch Klick auf den unterstrichenen Vor- oder Nachnamen oder über das Stiftsymbol. Dann geht man zum Reiter Debitorenkonto.

Über Guthaben verrechnen startet man die Verrechnung. Wählen Sie die Forderung(en) aus, dann Guthaben verrechnen. Bestätigen Sie den Vorgang mit Speichern.

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Über die Navigationspfeile können Sie nun direkt zum nächsten Mitglied in der Liste gehen, Wiederholen Sie hier den Vorgang, bis Sie das Ende der Liste erreicht haben.

Über die Auswahlbox kann man jederzeit angelegte Mitgliederlisten und Systemlisten aufrufen und durch diese navigieren.

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Wenn diese Auswahl bei Ihnen nicht angezeigt wird, wurde diese Option in Ihren Einstellungen deaktiviert.

Gehen Sie zu Mein Portal > Administration > Konfiguration > Einstellungen, entfernen den Haken für Sortierte Mitgliederlisten in der Mitgliederbearbeitung deaktivieren und speichern diese Einstellung ab.

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titleBeim Einzug meiner Mitgliedsbeiträge habe ich einige Rückläufer, die ich nun erneut einziehen möchte. Muss ich hier eine neue Beitragsautomatik durchführen ?


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Grundsätzlich muss eine bereits erstellte Forderung nicht nochmals erzeugt werden.

Zieht man die Mitgliedsbeiträge per Lastschrift ein und es kommt zu Rückläufern, wird bei den betroffenen Mitgliedern der Zahlungseingang storniert.

Das setzt die von uns empfohlene Vorgehensweise voraus: Verbuchen des Zahlungseingangs direkt nach dem Erstellen bzw. Einreichen der Datei.


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titleKurze Erläuterung zum Verbuchen des Zahlungseingangs
  1. Erstellen der SEPA-Datei
  2. Herunterladen und Einreichen bei der Bank
  3. Verbuchen des Zahlungseingangs in der Übersicht des LS-Assistenten
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Das pauschale Verbuchen des Zahlungseingangs nach dem Einreichen ist aus zwei Gründen wichtig:

  1. Nur so können Rückläufer richtig abgebildet werden
  2. Durch das Verbuchen wird das hinterlegte SEPA-Mandat aktualisiert, die Gültigkeit verlängert sich um 3 Jahre.


Die so bearbeiteten Forderungen sind dann wieder in den Offenen Posten zu sehen. Forderungen von Lastschriftzahlern die den Status "Forderung erzeugt" oder "Teilbezahlt" haben, können über den LS-Assistenten in eine SEPA-Datei geschrieben und dann eingezogen werden. Eine erneute Beitragsautomatik ist für diese Forderungen also nicht notwendig.

Wird nach dem ursprünglichen Einreichen der SEPA-Datei der Zahlungseingang nicht pauschal für die Forderungen eines Einzugs verbucht, befinden sich diese Forderungen weiterhin in den Offenen Posten, sie haben aber den Status "Im Lastschriftverfahren". In diesem Status kann nur der Zahlungseingang gebucht werden, die Forderung kann nicht storniert oder ein zweites Mail eingezogen werden. 



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titleIch habe die SEPA Datei mit der falschen Bankverbindung erstellt, bzw. das Konto des Vereins hat sich geändert.


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Es kann passieren dass man beim Erstellen der SEPA-Datei das falsche Aktivkonto gewählt hat (z.B. Jugend- statt Hauptvereinskonto) oder die Änderung des Vereinskontos noch nicht eingepflegt wurde. 
Die SEPA-Datei ist aber nun erstellt.

Das Problem lässt sich recht einfach lösen, vorausgesetzt man ist ausreichend berechtigt.

Der erste Schritt ist das Löschen der SEPA-Datei im LS-Assistenten. Hierbei ist es egal ob die Verbuchung des Zahlungseingangs bereits stattgefunden hat oder nicht. Hat man den Zahlungseingang bereits verbucht, werden diese Zahlungsbuchungen durch das Löschen der Datei ebenfalls gelöscht.

Der Löschprozess wird durch den Klick auf das Papierkorbsymbol ausgelöst. In einem Pop-up muss die Löschung bestätigt werden.

Hinweis
titleFür Nutzer von DFBnet Finanz

Wurde in DFBnet Finanz bereits der Buchungsimport durchgeführt, sollten die Zahlungsbuchungen ebenfalls gelöscht werden. Wenden Sie sich ggf an den Support von DFBnet Finanz: support@dfbnetfinanz.de 

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Nun kann die Datei neu erzeugt werden, eine neue Beitragsautomatik ist nicht notwendig.

Die Forderungen wurden ja bereits erstellt und sind nach dem Löschen der SEPA-Datei nun wieder im Status "Forderung erzeugt".

Wurde beim Erstellen der Datei nur das falsche Aktivkonto gewählt, ist sonst nichts weiter zu tun.

Hat sich hingegen die Bankverbindung des Vereinskontos geändert, muss diese in den Stammdaten > Finanzen gepflegt werden. Anschließend kann dann die SEPA-Datei neu erstellt werden.
(Mein Portal > Administration > Stammdaten > Finanzen)

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DFBnet Anbindungen

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titleIch kann den Passabgleich nicht durchführen


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Um den Passabgleich durchführen zu können, müssen 2 Voraussetzungen erfüllt sein:

  1. die DFBnet Vereinsnummer muss eingetragen sein
  2. man benötigt eine DFBnet Kennung mit der Berechtigung Pass Online > Vereinsanwender mit dem Datenrecht für den Verein.

Bei der Registrierung wird nach einer vorhandenen DFBnet Vereinsnummer gefragt. Wird diese dort angegeben, wird sie entsprechend hinterlegt. Nachträglich kann diese Nummer nur vom Support eingetragen werden (Mail an support@dfbnetverein.de )

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Da aus dem Passabgleich heraus auch direkt Anträge gestellt werden können (Erstantrag, Vereinswechsel, Abmeldung), sollte auf der verwendeten DFBnet Kennung auch das Recht für Antragstellung Online > Antragsteller Online (Passwesen) liegen.

Hinweis
titleInformation für Vereine des FV Niederrhein, FV Mittelrhein und FLVW

Das Recht für Antragstellung Online wird für Mitglieder dieser 3 Verbände vom WDFV administriert: AO-Kennung. Um die DFBnet Anbindungen in DFBnet Verein effizient nutzen zu können, wenden Sie sich bitte über das E-Postfach Ihres Vereins an die Passstelle des WDFV (pass@wdfv.evpost.de ). Die Passstelle kann das Recht für Pass Online zusätzlich auf die die AO-Kennung vergeben. Mit dieser Kennung können Sie dann Passabgleich und Antragstellung in DFBnet Verein nutzen,






Bestandserhebung, DFB-Statistik (Vereinsmeldebogen)