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In der Administration können für folgende Bereiche Ordner angelegt werden:

• Nachrichten
• Rechnungen
• Spenden
• Mitgliederlisten

Leider passiert es immer wieder, dass Ordner unbewusst unter dem ersten Menüpunkt Nachrichten angelegt werden. Man sucht sie dann vergeblich in den Rechnungen, Spenden oder Mitgliederlisten.

Sollte dies bei Ihnen der Fall sein, prüfen Sie bitte genau unter welchem Punkt Sie die Ordner angelegt haben. Sollten die Ordner im falschen Bereich liegen, können Sie die Ordner dort löschen und dann unter dem richtigen Menüpunkt anlegen.

Hat ein Mitglied eine nicht deutsche Bankverbindung, von der der Mitgliedsbeitrag eingezogen werden soll, kann auch diese in den Zahlungsdaten des Mitglieds hinterlegt werden.

Da hier aber nicht die ausschließlich deutsche Bankdatenvalidierung greift, muss diese vor dem Speichern der Zahlungsdaten deaktiviert werden.

Die Deaktivierung erfolgt durch das Anklicken des Schlosssymbols neben dem Feld Bankleitzahl. Erscheint das Schloss geöffnet, ist die Prüfung deaktiviert und IBAN und BIC können eingetragen und gespeichert werden.

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Zum einen kann man die Mitgliedsnummern natürlich manuell nachpflegen. Man kann sich hierzu eine Mitgliederliste erstellen und diese dann nach dem Feld Mitgliedsnummer sortieren, so dass alle Mitglieder ohne Mitgliedsnummer gesammelt erscheinen.

Dann kann man den ersten Datensatz bearbeiten und die Mitgliedsnummer eintragen und speichern. Mit den Navigationspfeilen kann man diese Liste dann systematisch abarbeiten.

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Dies macht in der Regel aber nur Sinn wenn es sich um eine geringe Anzahl an zu korrigierenden Mitgliedern handelt.

Eine weitere Möglichkeit ist der erweiterte Import. Hier können bestimmte Informationen zu bereits angelegten Mitgliedern nachgetragen oder geändert werden.

Über Mein Portal > Administration > Import/Export > Export > Mitglieder erstellt man zunächst die Datei für den erweiterten Import und exportiert diese.

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In der Datei muss die Spalte "UID (NICHT ÄNDERN)" auf jeden Fall erhalten bleiben, über sie wird der richtige Mitgliedsdatensatz bei Änderungen angesprochen. Streng genommen können Sie aus der Datei alle Spalten entfernen, an denen keine Änderung erfolgen soll. Sie können aber durchaus die Spalten Vorname und Nachname zur besseren Orientierung in der Datei belassen. Erfolgt hier keine Änderung, werden diese beim Reimport entsprechend auch nicht berücksichtigt.

Zeilen/Mitglieder, bei denen keine Änderung vorgenommen werden, können auch aus der Datei entfernt werden.

Haben Sie die Mitgliedsnummern dann ergänzt, speichern Sie die Datei im Format "CSV UTF-8 (durch Trennzeichen getrennt)" ab.

Unter Mein Portal > Administration > Import/Export > Import > Mitglieder laden Sie die Datei hoch. Hier muss die Option "Erweiterter Import" gesetzt werden.

Nach erfolgreichem Hochladen werden die zu ändernden Daten aufgelistet. Will man die Änderung durchführen, bestätigt man mit OK. Im nächsten Schritt besteht noch mal die Möglichkeit die Änderungen nur für bestimmte Spalten durchzuführen.

Dies kann z.B. sinnvoll sein wenn man mehr als eine Spalte bearbeitet oder versehentlich eine Änderung in einer Spalte vorgenommen hat, diese aber nicht übernommen werden soll.

Wenn Sie noch keinen eigenen Ordner für Mitgliederlisten angelegt haben, sind Ihre Mitgliederlisten im Ordner "Kein Ordner" abgelegt. 
Um Ordner für Mitgliederlisten anzulegen, gehen Sie in die Administration (Mein Portal > Administration > Ordner). Hier können Ordner für Nachrichten, Rechnungen, Spenden und Mitgliederlisten angelegt werden.

Um einen neuen Ordner anzulegen, klicken Sie auf das Plus-Symbol. Ein neuer Ordner wird angelegt und Sie können diesen direkt benennen. Wenn Sie keinen Namen angeben, bleibt die Bezeichnung "Neuer Ordner" zunächst bestehen, Klickt man diesen Ordner bzw. den Namen an, kann die Bezeichnung geändert werden.

Ordner können durch Anklicken, halten und ziehen verschoben werden (Drag & Drop). Zieht man einen Ordner auf einen bereits bestehenden Ordner und lässt die Maustaste los, wird der bewegte Ordner als Unterordner angelegt.

Wird der Familienbeitrag in der Zuordnung eines Mitglieds mit 0,00 € ausgewiesen, so fehlt noch die Zuordnung der weiteren Familienmitglieder.

In der Administration wird ein Familienbeitrag nach Anzahl der zugehörigen Personen gestaffelt. Erst wenn die Mindestanzahl an Familienmitgliedern erreicht ist, wird ein Beitrag berechnet.

Der Familienbeitrag wird immer nur einem Familienmitglied direkt zugeordnet; dieses Mitglied ist der Zahler.

In dieser Beitragszuordnung erfolgt dann das Hinzufügen der (nichtzahlenden) Familienmitglieder.

Beim Erstellen einer Beitragsvorschau wird direkt diese Meldung angezeigt, neue Beitragsforderungen kann man nicht sehen und buchen.

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In der Regel wird beim korrekten Eintragen des Vereinsaustritts auch das Beitragsende gesetzt.

Voraussetzung ist, dass

• zuvor kein Beitragsende eingetragen wurde
• der Vereinsaustritt nicht vor dem Gebucht bis-Datum liegt

Möchte man z.B. einen Vereinsaustritt zum 30.06.2021 eintragen, man hat hier aber schon einen Jahresbeitrag eingezogen (Gebucht bis-Datum 31.12.2021), so ist dies zunächst nicht möglich.

Der Vereinsaustritt wird zunächst mit dem Datum der letzten Buchung eingetragen, 31.12.2021, und gespeichert. Durch das Speichern werden Abteilungsaustritt und Beitragsende gesetzt. Anschließend kann der Austrittsassistent erneut geöffnet werden und man kann nun den 30.06.2021 eintragen. Wenn man möchte kann auch der Abteilungsaustritt noch manuell angepasst werden.

Bei jeder Beitragsvorschau werden die zu buchenden Mitglieder auf den Vereinsaustritt geprüft. Enthält die Beitragsvorschau Mitglieder mit einem eingetragenen Vereinsaustrittsdatum, wird eine Systemliste erstellt und eine Meldung erscheint.

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Durch einen Klick auf Systemliste wird diese Liste direkt aufgerufen. Man findet sie aber auch jederzeit unter Information > Mitglieder > Mitgliederlisten > Systemlisten.

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Diese Liste sollte man sich vor dem Buchen der Forderungen ansehen um zu verhindern dass Forderungen für bereits ausgetretene Mitglieder erzeugt werden.

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Mitglieder, die kursiv und mit einem * vor der Mitgliedsnummer dargestellt sind, haben einen Vereinsaustritt in der Vergangenheit und sollten geprüft und bearbeitet werden.

Mitglieder in normaler Schreibweise haben einen Vereinsaustritt in der Zukunft und müssen in der Regel nicht bearbeitet werden.

Wenn man für die Rechnungen einen Nummernkreis verwendet der die Jahreszahl enthält, z.B. RE-2021/0020, ist es notwendig den Nummernkreis beim Jahreswechsel manuell neu zu beginnen.

Hierzu ändert man für die erste Rechnung des neuen Jahres die Rechnungsnummer manuell und speichert die Rechnung so ab. Die nächste Rechnung bekommt dann automatisch eine Rechnungsnummer aus diesem Nummernkreis.

Es gibt mehr als einen Grund wieso keine SEPA Datei erstellt werden kann. Die Ursache kann entweder technischer Natur sein (Browsereinstellungen) oder es kann an falschen Einstellungen bzw. Voraussetzungen liegen.

Browsereinstellungen als Ursache

Vereine melden immer wieder dass beim Klick auf "Sepa Datei generieren" nichts passiert. Normalerweise wird hier ein Popup-Fenster geöffnet. Geschieht dies nicht, liegt dies an den Browsereinstellungen.

Hier kann das Öffnen von Popups zugelassen werden, bzw. man fügt die Seite der Vereinsverwaltung als Ausnahme hinzu.

Nicht technische Gründe

Es können keine Buchungen gefunden werden

• Wurden die Beitragsforderungen in der Beitragsautomatik schon gebucht ? Dies ist immer der erste Schritt bei einem neuen Beitragseinzug.
• Prüfen Sie was in den Offenen Posten für die Zahlungsart Lastschrift zu sehen ist. Wenn hier keine Forderungen zu sehen sind, kann auch keine SEPA Datei erstellt werden.
• Hatten Sie die Beitragsautomatik erfolgreich durchgeführt, anschließend aber schon den Zahlungseingang verbucht ? Dann müssen Sie diese Beitragsautomatik löschen und neu erstellen. Der Zahlungseingang für diese Lastschriften wird dann nach dem Erstellen der Datei über das €-Symbol im LS-Assistenten verbucht.

Dies erledigt man am einfachsten über die Offenen Posten.

Wählen Sie eine oder auch mehrere Forderungen aus und wählen dann "Ausgewählte Positionen > Zahlung buchen".

Im Fenster geben Sie das Aktivkonto an, auf welches der oder die Beträge eingezahlt wurden, und bestimmen das Buchungsdatum. Mit "Buchen" bestätigen Sie die Einzahlung.

Die Forderungen sind nun ausgeglichen und nicht mehr in den Offenen Posten.

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Es kann passieren dass ein Mitglied eine Anzahlung auf seinen Mitgliedsbeitrag macht, entweder bar oder in Form einer Überweisung. Diese Teilzahlung sollte man direkt in DFBnet Verein verbuchen, damit man nicht den Überblick verliert.

Man kann dies entweder über die Offenen Posten oder über das Debitorenkonto des Mitglieds tun. Wir empfehlen den Weg über die Offenen Posten, da es teils schwierig ist die richtige Forderung auf einem Debitorenkonto zu finden.

1. Die Forderung wird durch einen Klick auf den Buchungstext der Forderung geöffnet.

2. Im oberen Teil ist die Forderung zu sehen, darunter kann die Einzahlung getätigt werden.

   Hinweis
   title Forderung Status "im Lastschriftverfahren"
   Auf Forderungen im Status "im Lastschriftverfahren" kann keine Teileinzahlung erfolgen. Diese können nur als bezahlt verbucht werden (idealerweise über das €-Symbol im LS-Assistenten.

   
   

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Der Restbetrag der Forderung kann auch per Lastschrift eingezogen werden, Voraussetzung ist nur dass die Zahlungsart Lastschrift bei dem Mitglied eingetragen ist.

Sollte ein Mitglied trotz einem gültigen Lastschriftmandat parallel zum Einzug ein Überweisung vornehmen, kann man diesen Betrag als Guthaben für dieses Mitglied verbuchen und bei zukünftigen Beitragseinzügen entsprechend berücksichtigen.
Die andere Möglichkeit ist die Rücküberweisung an das Mitglied. Dieser Prozess kann in DFBnet Verein nicht abgebildet werden.

In einigen Bundesländern (z.B. Bayern) gibt es aktuell für Kinder und Jugendliche Gutscheine für Sportvereine. Aber auch sonst gibt es immer wieder Fälle, wo ein Mitglied eine Gutschrift hat, z.B. wenn ein zu hoher Betrag überwiesen wird.

Wir möchten Ihnen hier nun den aus unserer Sicht idealen Weg beschreiben.

Das Buchen des Guthabens

Hat man noch nie Guthaben verbucht, muss zunächst ein bestimmtes Aktivkonto angelegt werden.  Sie müssen dies aber nicht selbst tun. Beim Aufruf von Manuelle Buchung > Guthaben reicht es aus diese Meldung durch "Speichern" zu bestätigen.

Folgende Angaben müssen eingetragen werden: Buchungsdatum, Buchungstext, Aktivkonto (z.B. Kasse oder Bank), Mitgliedskonto und der Betrag.

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Nach dem Speichern werden noch unbezahlte Forderungen des Mitglieds angezeigt, die direkt hier verbucht werden können.

Hier kann man über das Auswählen links den gesamten Betrag verbuchen. Im gezeigten Beispiel wurden 100 € Guthaben angelegt.

Die erste Forderung wird durch die Auswahl komplett beglichen, auf die zweite Forderung wird der Restbetrag angerechnet.

Man kann auch durch manuelle Eingabe rechts die Werte anpassen. Die Verrechnung wird durch "Guthaben verrechnen" vollzogen.

Verrechnung des Guthabens vor dem Beitragseinzug, bzw. nach der Beitragsautomatik

Hat man Guthaben für Mitglieder gebucht, die zu diesem Zeitpunkt keine unbezahlten Forderungen haben, so muss man dies beim nächsten Beitragslauf berücksichtigen.

In der Beitragsautomatik wird für diesen Fall eine Systemliste nach dem Buchen der Forderungen erzeugt. Diese Liste kann durch Klick auf den unterstrichenen Teil der Meldung geöffnet werden.

Sie finden Sie auch unter Information > Mitgliederlisten > Systemlisten > Beitrags-/ Lastschriftläufe.

In der Liste wählt man das erste Mitglied zum Bearbeiten auf, entweder durch Klick auf den unterstrichenen Vor- oder Nachnamen oder über das Stiftsymbol. Dann geht man zum Reiter Debitorenkonto.

Über Guthaben verrechnen startet man die Verrechnung. Wählen Sie die Forderung(en) aus, dann Guthaben verrechnen. Bestätigen Sie den Vorgang mit Speichern.

Über die Navigationspfeile können Sie nun direkt zum nächsten Mitglied in der Liste gehen, Wiederholen Sie hier den Vorgang, bis Sie das Ende der Liste erreicht haben.

Über die Auswahlbox kann man jederzeit angelegte Mitgliederlisten und Systemlisten aufrufen und durch diese navigieren.

Wenn diese Auswahl bei Ihnen nicht angezeigt wird, wurde diese Option in Ihren Einstellungen deaktiviert.

Gehen Sie zu Mein Portal > Administration > Konfiguration > Einstellungen, entfernen den Haken für Sortierte Mitgliederlisten in der Mitgliederbearbeitung deaktivieren und speichern diese Einstellung ab.

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Grundsätzlich muss eine bereits erstellte Forderung nicht nochmals erzeugt werden.

Zieht man die Mitgliedsbeiträge per Lastschrift ein und es kommt zu Rückläufern, wird bei den betroffenen Mitgliedern der Zahlungseingang storniert.

Das setzt die von uns empfohlene Vorgehensweise voraus: Verbuchen des Zahlungseingangs direkt nach dem Erstellen bzw. Einreichen der Datei.

Die so bearbeiteten Forderungen sind dann wieder in den Offenen Posten zu sehen. Forderungen von Lastschriftzahlern die den Status "Forderung erzeugt" oder "Teilbezahlt" haben, können über den LS-Assistenten in eine SEPA-Datei geschrieben und dann eingezogen werden. Eine erneute Beitragsautomatik ist für diese Forderungen also nicht notwendig.

Wird nach dem ursprünglichen Einreichen der SEPA-Datei der Zahlungseingang nicht pauschal für die Forderungen eines Einzugs verbucht, befinden sich diese Forderungen weiterhin in den Offenen Posten, sie haben aber den Status "Im Lastschriftverfahren". In diesem Status kann nur der Zahlungseingang gebucht werden, die Forderung kann nicht storniert oder ein zweites Mail eingezogen werden. 

Es kann passieren dass man beim Erstellen der SEPA-Datei das falsche Aktivkonto gewählt hat (z.B. Jugend- statt Hauptvereinskonto) oder die Änderung des Vereinskontos noch nicht eingepflegt wurde. 
Die SEPA-Datei ist aber nun erstellt.

Das Problem lässt sich recht einfach lösen, vorausgesetzt man ist ausreichend berechtigt.

Der erste Schritt ist das Löschen der SEPA-Datei im LS-Assistenten. Hierbei ist es egal ob die Verbuchung des Zahlungseingangs bereits stattgefunden hat oder nicht. Hat man den Zahlungseingang bereits verbucht, werden diese Zahlungsbuchungen durch das Löschen der Datei ebenfalls gelöscht.

Der Löschprozess wird durch den Klick auf das Papierkorbsymbol ausgelöst. In einem Pop-up muss die Löschung bestätigt werden.

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Nun kann die Datei neu erzeugt werden, eine neue Beitragsautomatik ist nicht notwendig.

Die Forderungen wurden ja bereits erstellt und sind nach dem Löschen der SEPA-Datei nun wieder im Status "Forderung erzeugt".

Wurde beim Erstellen der Datei nur das falsche Aktivkonto gewählt, ist sonst nichts weiter zu tun.

Hat sich hingegen die Bankverbindung des Vereinskontos geändert, muss diese in den Stammdaten > Finanzen gepflegt werden. Anschließend kann dann die SEPA-Datei neu erstellt werden.
(Mein Portal > Administration > Stammdaten > Finanzen)

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Um den Passabgleich durchführen zu können, müssen 2 Voraussetzungen erfüllt sein:

1. die DFBnet Vereinsnummer muss eingetragen sein
2. man benötigt eine DFBnet Kennung mit der Berechtigung Pass Online > Vereinsanwender mit dem Datenrecht für den Verein.

Bei der Registrierung wird nach einer vorhandenen DFBnet Vereinsnummer gefragt. Wird diese dort angegeben, wird sie entsprechend hinterlegt. Nachträglich kann diese Nummer nur vom Support eingetragen werden (Mail an support@dfbnetverein.de )

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Da aus dem Passabgleich heraus auch direkt Anträge gestellt werden können (Erstantrag, Vereinswechsel, Abmeldung), sollte auf der verwendeten DFBnet Kennung auch das Recht für Antragstellung Online > Antragsteller Online (Passwesen) liegen.