Übersicht Rechnungen
| Überblick |
Aus dem Bereich der Rechnungen können Sie Ihre Rechnungen organisieren, suchen, ansehen oder bearbeiten, per E-Mail verschicken oder kopieren. Der Status ist (im Gegensatz zu früher) inzwischen mehr als nur eine reine Information. Er reflektiert5 bei neuen Vorgängen ab Juli 2021 tatsächliche Vorgänge auf Forderungen. |
1. Bereich "Rechnungssuche"
- Rechnungsdatum von/bis
- Rechnungsnummern
- Empfänger
2. Bereich "Ordner"
Die Ordnerstruktur ist unter Mein Portal > Administration > Ordner > Rechnungen anzulegen.
Außerdem lassen sich Rechnungen in andere Ordner verschieben.
3. Bereich "Aktionen"
3.1 Auge-Symbol
Mit einem Klick auf das Auge lassen Sie sich die Rechnung in PDF-Form anzeigen. Die Formatierung folgt den Einstellungen die unter Mein Portal > Administration > Stammdaten > Rechnungen vorgenommenen wurden
3.2 Bearbeiten-Symbol
Ein Klick auf das bearbeiten-Symbol öffnet die Rechnung zur Bearbeitung (siehe auch Finanzen > Rechnung > Neue Rechnung
3.3 Kopieren-Symbol
Kopieren – legt eine Kopie der aktuellen Rechnung an, öffnet die Rechnung und springt in den bearbeiten Modus
3.4 Rechnungsversand
- roter Brief – es ist keine E-Mailadresse bei diesem Mitglied vorhanden. Eine Rechnung kann so nicht versendet werden.
- grüner Brief – es ist eine E-Mailadresse bei diesem Mitglied vorhanden. Eine Rechnung kann versendet werden.
- grauer Brief – Rechnung wurde bereits Versand (ein "Mouse-over" sagt auch wann).
3.6 Ausführbare Aktionen
Aktionen werden ausgeführt wenn Sie (a) Rechnungen über die Checkboxen anwählen, (b) eine Aktion wählen und auf [Ausführen] klicken.
- Drucken
- Status setzen
- Bearbeiten – Der voreingestellte allgemeine Status einer Rechnung
- Verschickt – Der Status wird systemseitig gesetzt sobald eine Rechnung per E-Mail verschickt wurde. Er erlaubt kein kopieren und keine bearbeiten Aktion.
- Abgelaufen – Dieser einfache Status wurde früher dazu verwendet eine Rechnung so zu markieren dass diese an eine rundmail mit angehängt werden konnte. Inzwischen kann man jedoch jeden Status dazu verwenden um Rechnungen an E-mails anzuhängen. Weiter können Rechnungen inzwischen direkt aus den "Finanzen > offenen Posten" einzeln oder in markierten Gruppen verschickt zu werden.
- Bezahlt – Hier wird tatsächlich bei einem offenen Posten gegen gebucht (als gezahlt gesetzt). Dabei merkt sich die Funktion die ID der Forderung. Ein mehrfaches bezahlen derselben Forderung hat also keine Auswirkung auf das Debitorenkonto.
- Teilweise bezahlt – eine Forderung die bereits über eine Rechnung verfügt erhält den Status teilsweise bezahlt.Aber Achtung!! Die Betragshöhe der Rechnung ändert sich in diesem Fall nicht automatisch! Hier gibt es klaren Handlungsbedarf wenn Sie die geminderte Rechnung versenden wollen. Sie sollten auf jeden fall den Rechnungsbetrag prüfen und eventuall manuell anpassen.
- Storniert – rein Informativ. Stornierte Rechnungen lösen keine automatische stornierte Forderungen aus. Das muss von Hand im Debitorkonto erledigt werden. Ein Storno einer forderung löst aber umgekehrt den Status "Storniert" bei den Rechnungen aus.
- Verschieben – verschiebt ausgewählte Rechnungen in einen Ordner
- Rechnungen versenden – versendet Rechnungen zusammen mit einer auszuwählenden Serienbriefvorlage per E-Mail.
4. Weitere Bereiche
- Rechnungsnummer
- Rechnungsdatum
- Fälligkeitsdatum
- Betrag
- Empfänger
5. Bereich "Status"
Der Status lässt sich einzeln oder per Mehrfachauswahl links an den Checkboxen setzen. Nach Auswahl bitte auf [Status Speichern] klicken. Zu den Statusoptionen siehe 3.6.
| Hinweis: Der Status "Abgelaufen" hat eine besondere Bedeutung und korrespondiert mit einer Einstellung im Serienbrief die es erlaubt, Rechnungen mit dem Status abgelaufen einzusammeln und per Serienbrief zu verschicken (siehe auch Kommunikation > E-Mails > E-Mail schreiben im Abschnitt Andere Anhänge) |
Neue Rechnung
Hier können Sie
Eine neue Rechnungen erstellen, und mit dem Speichervorgang in eine PDF-Datei umwandeln. Das Grunddesign der Rechnung wird in der Administration unter Mein Portal > Administration > Stammdaten > Rechnungen konfiguriert. Das Rechnungsmodul erzeugt in der aktuellen Version weder Buchungen noch offene Posten!
- Geben Sie die wichtigsten Empfängerdaten ein. Pflichtfelder sind mit * bzw. gelb gekennzeichnet.
- Sie können auch Adressen aus der Mitglieder- oder Adressverwaltung übernehmen. Wählen Sie dazu die Adressart aus und klicken Sie anschließend auf das Lupe-Symbol um den passenden Eintrag auszuwählen.
- Wenn eine Mitgliedsadresse übernommen wird, wird auch die Mitglieds-Nr. in das Feld Kunden-Nr. der Rechnung übernommen.
- Die Rechnungsnummer wird automatisch fortgeführt.
- Geben Sie Rechnungsposten ein. Wählen Sie dabei einen der angelegten Mehrwertsteuersätze aus. Der Gesamtpreis, Brutto- und Nettobetrag wird automatisch berechnet.
- Klicken Sie auf Hinzufügen, um weitere Rechnungsposten zu erfassen.
- Klicken Sie auf Speichern um die Rechnung im ausgewählten Ordner zu speichern. Die passende Ordnerstruktur legen Sie unter Mein Portal > Administration > Ordner an.