Wird der Familienbeitrag in der Zuordnung eines Mitglieds mit 0,00 € ausgewiesen, so fehlt noch die Zuordnung der weiteren Familienmitglieder.
In der Administration wird ein Familienbeitrag nach Anzahl der zugehörigen Personen gestaffelt. Erst wenn die niedrigste Stufe erreicht ist, wird ein Beitrag berechnet.
Der Familienbeitrag wird immer nur einem Familienmitglied direkt zugeordnet; dieses Mitglied ist der Zahler.
In dieser Beitragszuordnung erfolgt dann das Hinzufügen der (nichtzahlenden) Familienmitglieder.
Beim Erstellen einer Beitragsvorschau wird direkt diese Meldung angezeigt, neue Beitragsforderungen kann man nicht sehen und buchen.
Diese Meldung erzeugt eine Systemliste, die man sich unbedingt anschauen sollte. Meist wird diese Meldung nur durch ein oder wenige Mitglieder ausgelöst. Die Liste kann durch einen Klick auf "Beitragslauf - Beitrag älter als 2 Jahre" geöffnet werden.
Systemlisten findet man jederzeit unter Information > Mitglieder > Mitgliederlisten > Systemlisten
Im Beispiel ist das Mitglied am 01.01.2019 eingetreten und bezahlte zunächst den Quartalsbeitrag Tennis. Ab dem 01.01.2021 soll das Mitglied nun , zusätzlich oder anstatt, den Halbjahresbeitrag für Vollmitglieder zahlen.
Bei der Zuordnung des neuen Beitrags hat der Benutzer den Beitrag ausgewählt und gespeichert, ohne auf das Datum des Beitragsstarts zu achten.
Würde die Beitragsautomatik hier nicht entsprechend prüfen und reagieren, würden für dieses Mitglied rückwirkend Beiträge ab dem 01.01.2019 berechnet werden.
Um die Beiträge nun buchen zu können, bearbeitet man den Beitrag Vollmitglied und setzt den Beitragsstart auf den 01.01.2021.
Im gezeigten Beispiel hat das Mitglied 2 Beiträge, nur einer davon löst diese Meldung aus.
Der markierte Beitrag wurde zwar schon einmal gebucht, jedoch nur bis Juni 2019. In diesem Beispiel war das Datum der Beitragsvorschau der 27.08.2021. Der letzte Buchungszeitpunkt für diesen Beitrag liegt also länger als 2 Jahre zurück.
Der Beitrag soll voll für das Jahr 2021 berechnet werden.
Es gibt 2 Wege bei der Bearbeitung des Beitrags:
- Man setzt das Datum des Beitragsstarts auf den 01.01.2021 und entfernt das Gebucht bis-Datum
- Man setzt das Gebucht bis-Datum auf den 31.12.2020.
Sobald man die angezeigten Mitglieder aus der Systemliste bearbeitet hat, kann man eine neue Beitragsvorschau durchführen. Für den Fall dass man Mitglieder übersehen hat, wird eine neue Systemliste angelegt.
Grundsätzlich muss eine bereits erstellte Forderung nicht nochmals erzeugt werden.
Zieht man die Mitgliedsbeiträge per Lastschrift ein und es kommt zu Rückläufern, wird bei den betroffenen Mitgliedern der Zahlungseingang storniert.
Das setzt die von uns empfohlene Vorgehensweise voraus: Verbuchen des Zahlungseingangs direkt nach dem Erstellen bzw. Einreichen der Datei.
- Erstellen der SEPA-Datei
- Herunterladen und Einreichen bei der Bank
- Verbuchen des Zahlungseingangs in der Übersicht des LS-Assistenten
Das pauschale Verbuchen des Zahlungseingangs nach dem Einreichen ist aus zwei Gründen wichtig:
- Nur so können Rückläufer richtig abgebildet werden
- Durch das Verbuchen wird das hinterlegte SEPA-Mandat aktualisiert, die Gültigkeit verlängert sich um 3 Jahre.
Die so bearbeiteten Forderungen sind dann wieder in den Offenen Posten zu sehen. Forderungen von Lastschriftzahlern die den Status "Forderung erzeugt" oder "Teilbezahlt" haben, können über den LS-Assistenten in eine SEPA-Datei geschrieben und dann eingezogen werden. Eine erneute Beitragsautomatik ist für diese Forderungen also nicht notwendig.
Wird nach dem ursprünglichen Einreichen der SEPA-Datei der Zahlungseingang nicht pauschal für die Forderungen eines Einzugs verbucht, befinden sich diese Forderungen weiterhin in den Offenen Posten, sie haben aber den Status "Im Lastschriftverfahren". In diesem Status kann nur der Zahlungseingang gebucht werden, die Forderung kann nicht storniert oder ein zweites Mail eingezogen werden.
In der Regel wird beim korrekten Eintragen des Vereinsaustritts auch das Beitragsende gesetzt.
Voraussetzung ist, dass
- zuvor kein Beitragsende eingetragen wurde
- der Vereinsaustritt nicht vor dem Gebucht bis-Datum liegt
Möchte man z.B. einen Vereinsaustritt zum 30.06.2021 eintragen, man hat hier aber schon einen Jahresbeitrag eingezogen (Gebucht bis-Datum 31.12.2021), so ist dies zunächst nicht möglich.
Der Vereinsaustritt wird zunächst mit dem Datum der letzten Buchung eingetragen, 31.12.2021, und gespeichert. Durch das Speichern werden Abteilungsaustritt und Beitragsende gesetzt. Anschließend kann der Austrittsassistent erneut geöffnet werden und man kann nun den 30.06.2021 eintragen. Wenn man möchte kann auch der Abteilungsaustritt noch manuell angepasst werden.
Bei jeder Beitragsvorschau werden die zu buchenden Mitglieder auf den Vereinsaustritt geprüft. Enthält die Beitragsvorschau Mitglieder mit einem eingetragenen Vereinsaustrittsdatum, wird eine Systemliste erstellt und eine Meldung erscheint.
Durch einen Klick auf Systemliste wird diese Liste direkt aufgerufen. Man findet sie aber auch jederzeit unter Information > Mitglieder > Mitgliederlisten > Systemlisten.
Diese Liste sollte man sich vor dem Buchen der Forderungen ansehen um zu verhindern dass Forderungen für bereits ausgetretene Mitglieder erzeugt werden.
Mitglieder, die kursiv und mit einem * vor der Mitgliedsnummer dargestellt sind, haben einen Vereinsaustritt in der Vergangenheit und sollten geprüft und bearbeitet werden.
Mitglieder in normaler Schreibweise haben einen Vereinsaustritt in der Zukunft und müssen in der Regel nicht bearbeitet werden.
Hat ein Mitglied eine nicht deutsche Bankverbindung, von der der Mitgliedsbeitrag eingezogen werden soll, kann auch diese in den Zahlungsdaten des Mitglieds hinterlegt werden.
Da hier aber nicht die ausschließlich deutsche Bankdatenvalidierung greift, muss diese vor dem Speichern der Zahlungsdaten deaktiviert werden.
Die Deaktivierung erfolgt durch das Anklicken des Schlosssymbols neben dem Feld Bankleitzahl. Erscheint das Schloss geöffnet, ist die Prüfung deaktiviert und IBAN und BIC können eingetragen und gespeichert werden.
Beim Erstellen der SEPA-Datei muss dann der Bankdatencheck auf die Option "Bankdaten mit offenem Schloss nicht prüfen" gestellt werden.
Diese Voreinstellung kann unter Mein Portal > Administration > Konfiguration > Einstellungen gesetzt werden.
